RPA-Guide: Alles was Sie über Robotic Process Automation wissen müssen

In den letzten Jahren ist Robotic Process Automation (RPA) ein heißes Thema für diejenigen geworden, die sich mit digitaler Transformation beschäftigen. Gerade in Zeiten der Digitalisierung wird es immer schwieriger sich ein Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Abhängig von der Branche, in der Unternehmen tätig sind, kann RPA eine Technologie sein, von der diese stark profitieren.

In diesem Blogbeitrag bieten wir eine ausführliche Einführung zum Thema RPA. Dabei klären wir folgende Fragen:

  • Wie kann RPA im Unternehmen eingesetzt werden?
  • Warum sollten Unternehmen die RPA-Technologie nutzen?
  • Was sind die ersten Schritte eines RPA-Projekts und was gilt es zu beachten?

Robotic Process Automation auf einen Blick

Was ist RPA?

Kurz: RPA steht für Robotic Process Automation. Dabei handelt es sich um Software-Robotor, die immer wiederkehrende, regelbasierte Prozesse automatisieren. In den meisten administrativen Tätigkeiten interagieren die Mitarbeitenden mit verschiedenen Anwendungen, indem sie Daten von einer Anwendung in eine andere kopieren oder bestimmte Eingaben überprüfen. Diese Aufgaben sind nicht besonders fordernd und werden schnell langweilig. Aufgrund des sich wiederholenden und regelbasierten Charakters können Software-Robotor bei diesen Aufgaben optimal unterstützen.

Welche RPA-Typen gibt es?

Attended RPA sind Software-Assistenten, die auf der Desktop Ebene automatisieren und die Aufgaben wie ein menschlicher Mitarbeiter erledigen. Diese öffnen Anwendungen, finden relevante Informationen und übertragen diese in ein andere Applikationen und Anwendungen. Daher spricht man auch von Robotic Desktop Automation (RDA). Während des Automatisierungsprozesses kann der Mensch jederzeit eingreifen bzw. mit den Bots interagieren. Ein großer Vorteil von RDA ist die schnelle Implementierung und damit ein schneller ROI.

Bei unattended RPA hingegen wird die Automatisierung auf Server-Ebene ausgeführt. Der Mensch interagiert nicht direkt oder während der Automatisierung mit dem Bot. Der Bot arbeitet selbstständig im Rechenzentrum. Damit lassen sich z.B. Informationen abrufen oder Steuerungsregeln anwenden. Obwohl die Automatisierung nicht mehr auf der Desktop Ebene erfolgt, bedeutet das nicht, dass unattended RPA keine Überwachung benötigt. Da die Bots direkt auf dem Server arbeiten, benötigen sie eine gewisse Infrastruktur. Aus diesem Grund ist die Implementierung aufwändiger als bei einem attended RPA und sollte zwingend durch einen IT-Fachspezialisten begleitet werden oder erfolgen.

Schließlich kombiniert Hybrid-RPA - wie der Name vermuten lässt - attended und unattended RPA. Hier bietet RPA die Automatisierung sowohl für das Front-Office als auch für das Back-Office Prozesse.
 

Welche Anbieter und Tools sind sinnvoll für ein RPA-Projekt?

Da RPA immer beliebter wird, kommen immer mehr Anbieter auf den Markt. Aber auch bei der Fülle der Angebote lassen sich RPA-Tools in drei Typen einteilen: Attended RPA, unattended RPA und hybride RPA. Es gibt mehrere Anbieter auf dem Markt, die je nach Hintergrund und Fokus unterschiedliche Kompetenzen haben. Die wohl bekanntesten sind UiPath, BluePrism, AutomationAnywhere und SAP.

Was sind die Vorteile und Herausforderungen?

Das Interesse an RPA ist in den letzten Jahren gestiegen und das aus gutem Grund. Zahlreiche Vorteile sprechen für RPA - insbesondere in Bezug auf die Produktivität und Kosteneffizienz. Durch die Automatisierung von manuellen Tätigkeiten haben Ihr Mitarbeitenden mehr Zeit, um sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren. Die Customer Experience wird verbessert, indem Kundenanfragen schneller bearbeitet und Wartezeiten reduziert werden. Die steigende Produktivität senkt somit direkt die Prozesskosten. Mit Hilfe von RPA können außerdem Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden, da die Bots auch außerhalb der Arbeitszeiten in Betrieb. In puncto Qualität sorgt RPA für mehr Transparenz und eliminiert menschliche Fehler bei Büroarbeiten - denn Roboter machen keine Fehler.

Automatisierung in Ihrem Unternehmen

Welche Kompetenzen werden für den Einsatz von RPA benötigt?

Dies hängt sehr stark davon ab, um welche Art von RPA es sich handelt und welches Tool genutzt werden soll. Verschiedene Anbieter und Lösungen erfordern unterschiedliche Fähigkeiten. Aktuell nimmt das Thema No Code / Low Code eine besondere Stellung ein. Einfache RPA-Bots lassen sich nun auch mit wenigen bis gar keinen Programmierkenntnissen entwickeln. Für komplexere und skalierbare Bots, sind allerdings spezifische IT-Fachkenntnisse oder ein Integrationspartner für eine erfolgreiche Implementierung notwendig.

Welchen Einfluss hat RPA auf die Beschäftigung Ihrer Mitarbeitenden?

RPA dient in erster Linie als Unterstützung und ersetzt weniger die Arbeit von Mitarbeitenden. Aber: Nicht alle Aufgaben können automatisiert werden. Für manche Branchen oder Unternehmensbereiche is RPA eine sinnvolle Technologie - für andere hingegen weniger. Das bedeutet natürlich nicht, dass RPA keinen Einfluss auf die Arbeit der Mitarbeitenden hat. Die Automatisierung bestimmter Aufgaben führt dazu, dass Ihre Mitarbeitenden andere Aufgaben übernehmen und sich neue Jobprofile entwickeln können.
 

Welche zukünftigen Entwicklungen werden erwartet?

Wie bei allen Technologien ist es schwer zu sagen, was die Zukunft mit sich bringt. Sicher ist, dass der Markt von RPA weiter wachsen wird. Auf künstlicher Intelligenz basierende Technologien werden zunehmend beliebter und die Anzahl an Wettbewerbern steigt aktuell schnell an. Branchenexperten sprechen von drei Entwicklungsphasen. Die erste Phase hat sich bereits etabliert: Sie besteht aus regelbasierten Aufgaben und strukturierten Daten, die beispielsweise die Automatisierung der Dateneingabe und -validierung ermöglichen. In der zweiten Phase wird mittels natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) eine Inhaltsanalyse durchgeführt. In der letzten Phase entwickelt sich die natürliche Sprachverarbeitung weiter, sodass kognitive Fähigkeiten und menschenähnliche Entscheidungen von Bots getroffen werden können. Bevor wir diese Etappe erreichen, muss ich jedoch noch einiges ändern: RPA sollte von den regelbasierten / Strukturierten Daten weg und sich zu einem think/judge-based-on-contect-Paradigma umorientieren.

Mit anderen Worten, wir können zwei Dinge erwarten: zum Einen weitere Innovationen, die die Anzahl der automatisierbaren Aufgaben erhöhen, zum Anderen eine stärkere branchenübergreifende Implementierung von RPA-Technologien.

 

RPA-Projekte

Was ist vor dem Start eines RPA-Projektes zu berücksichtigen?

Vor Beginn eines RPA-Projektes, sollte die Frage stehen, inwiefern ein RPA-Projekt das Unternehmen weiterbringen kann und wie gut das Unternehmen auf Automatisierungen vorbereitet ist. Danach muss ein geeigneter Use Case gefunden werden. Nicht alle Automatisierungsprojekte sind sinnvoll. Ein solches Projekt kostet Geld und Zeit. Aus diesem Grund sollte man sich intensiv - insbesondere mit den ersten zu automatisierenden Use Cases beschäftigen. Diese Use Cases sind ausschlaggebend für den Erfolg der gesamte Automation Journey und sehr wichtig für die Akzeptanz von RPA im Gesamtunternehmen.

Ein geeigneter Use Case sollte sich direkt auf die Kosten und Erlöse auswirken und ein ausreichend großes Volumen zu bearbeitender Geschäftsvorfälle haben. Zudem sollte der Prozess, der automatisiert werden soll, bereits völlig ausgereift und etabliert sein. Der Prozess sollte optimal ablaufen, andernfalls fallen hohe Kosten an, wenn zukünftig Veränderung anstehen.

Bei der Wahl eines Projektes sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Ist der Prozess so einfach wie möglich?
  • Können wir das für Außenstehende verständlicher machen?
  • Können wir das Kundenerlebnis verbessern?
Auf diese Weise können Sie die Vorteile von RPA-Projekten vollumfänglich nutzen.

Wie sieht nun das eigentliche RPA-Projekt aus?

Phasen eines RPA Projektes1. Schritt: Planung

In der Planung sollten Sie eine klare Roadmap definieren. Dieser Zeitplan trägt zum Erfolg Ihres Projektes bei. In der Regel sollten Sie innerhalb von zwei Monaten das Automatisierungsprojekt abschließen können. Je nach Komplexität des Projektes kann dieser Zeitrahmen variieren.

2. Schritt: Umsetzung

Zunächst sollten Sie sich für einen RPA-Anbieter entscheiden. Die Lösung entwickelt und anschließend getestet werden. Die Implementierung eines solchen Projektes beginnt mit dem Testen der Lösung bis zum Produktivstart. Oftmals verändern sich Anforderungen, weshalb Sie mit zusätzlichen Wartungsaufwänden Ihrer Lösung rechnen sollten.

3. Schritt: Erfolgsmessung

Im letzten Schritt wird der Erfolg gemessen. Dabei werden die Ziele, die zu Projektbeginn definiert wurden mit den KPIs und den tatsächlichen Savings abgeglichen.

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Cordula Pfeifer

Als Digital Solution Consultant unterstützt uns Cordula Pfeifer im Bereich intelligent Business Automation. Insbesondere ist sie unsere Expertin rund um das Thema Robotic Process Automation (RPA) und Voice Bots. Ihre Vorliebe für neue Technologien und ihre Kreativität trieb sie in die Digitalisierungsbranche. Aufgrund ihrer Erfahrung im B2C-Dienstleistungssektor kennt sie die Tücken einer schlechten Digitalisierung entlang der Customer Journey gut und betrachtet Projekte daher sehr praxisnah. Dabei hat sie die Kundenbedürfnisse sowie die technische Machbarkeit stets im Blick.

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