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Viele Unternehmen nutzen bereits RPA-Software zur Automatisierung. Erste RPA-Projekte zeigen, dass Unternehmen oftmals falsche Erwartungen an die Technologie knüpfen oder aber RPA-Projekte von vornherein falsch angehen. Wir verraten Ihnen 5 Tipps, wie Sie eine skalierbare RPA-Umgebung aufsetzen können, die Ihre Erwartungen erfüllt und Ihre Ergebnisse verbessert.
TIPP 1: Nicht ohne IT starten
Häufig starten RPA-Initiativen in den Fachabteilungen. Vor allem, wenn die Kapazitäten professioneller Softwareentwickler knapp sind, unterstützen sogenannte „Citizen Developers“ innerhalb der Fachabteilung. Dank Cloud Computing und No-Code/ Low-Code Plattformen beispielsweise lassen sich Applikationen relativ einfach nach dem Baukastenprinzip erstellen. Grundsätzlich sind solche Initiativen nicht schlecht, doch RPA-Projekte werden schnell sehr komplex und erfordern Spezialwissen. Die Rolle der IT-Abteilung und die Expertise der Entwickler sollte daher unbedingt berücksichtigt werden. Nur so ist es möglich, die Sicherheit und Skalierbarkeit des Prozesses sicherzustellen und durch schnellere Umsetzungen von Now-Code und Low-Code-Ansätzen zu profitieren.
TIPP 2: Gesamtstrategie berücksichtigen und Standards setzen
Die Schnelllebigkeit unserer Zeit erfordert eine schnelle Adaption an neue Ereignisse. Eine skalierbare RPA-Umgebung aufzusetzen, kann dabei zu einem komplexen Unterfangen werden. SOGEDES rät Kunden daher, Standards in der Entwicklung, dem Monitoring und dem Management der Automatisierung von Beginn an zu berücksichtigen. Nur wenn die Mitarbeiter aus dem Controlling das gleiche Verständnis für die Bot-Entwicklung haben, wie die Mitarbeiter aus dem Marketing und der Produktion, kann „Automatisierungs-Wildwuchs“ im Unternehmen vermieden werden. Um das zu gewährleisten, muss die Bot-Entwicklung abteilungs- und standortübergreifend einheitlichen Standards unterliegen sowie in eine unternehmensweite RPA-Gesamtstrategie eingebettet sein. Diese umfasst nicht nur das Regelwerk und die Dokumentation eingesetzter Bots, sondern definiert auch wie Compliance-Richtlinien erfüllt werden und welche Sicherheitsmaßnahmen bei der Implementierung getroffen werden müssen. Gerade bei umfangreicheren Maßnahmen kann die Zusammenarbeit mit externen Consultants und Entwicklern sinnvoll sein, die dabei helfen, die Interessen einzelner Abteilungen und der IT auszuloten.
Tipp 3: Einfach starten
Die Auswahl des Einstiegsprozesses ist entscheidend für den Erfolg des RPA-Projekts. Der häufigste Fehler bei der Implementierung eines RPA-Projekts ist die Wahl eines ungeeigneten ersten Prozesses für die Automatisierung. Häufig wählen Unternehmen den Business Case, der wirtschaftlich am sinnvollsten ist. Die Entscheidung des Auswahlprozesses sollte jedoch nicht nur wirtschaftlich, sondern auch technisch sinnvoll sein. Heißt: nicht jeder Prozess ist gleichermaßen für den Start geeignet. SOGEDES empfiehlt, den Fokus auf die „low hanging fruits“ zu legen. Am besten eignen sich repetitive Prozesse mit hohem Volumen, die nach der Automatisierung eine hohe Effizienz versprechen. Wir empfehlen mit einfachen und schlanken Prozessen zu beginnen, um einen schnellen und messbaren Return on Investment (ROI) zu erzielen.
Wirtschaftliche Kriterien sind u.a.
- Zeitaufwand: Je mehr Zeit der manuelle Prozess beansprucht, desto besser.
- Intervall: Je häufiger der Prozess abläuft, desto besser.
- Fehleranfälligkeit: je fehleranfälliger der Prozess, desto besser.
- Verfügbarkeit: je stärker der Bot die Verfügbarkeit erhöht, desto besser.
- Relevanz für Compliance: je relevanter, desto besser.
Technische Kriterien sind u.a.
- Standardisierung: je näher am Standard, desto besser.
- Regelbasierend: je geregelter, desto besser.
- Beständigkeit: je beständiger, desto besser.
- Komplexität: je einfacher, desto besser.
- Daten: je strukturierter, desto besser.
Tipp 4: Verantwortlichkeiten & Erwartungen
Entscheidend für den Projekterfolg sind die beteiligten Menschen. Viele RPA-Projekte scheitern an der mangelnden Zusammenarbeit oder an fehlendem Rollenverständnis der Beteiligten. Im Vorfeld sollte feststehen: wer übernimmt welche Aufgaben? Wer überwacht Bots, wer verantwortet Anpassungen oder achtet auf Compliance-Anforderungen? Auch nach dem Roll-Out ist das RPA-Projekt nicht abgeschlossen. Sobald sich ein Prozess ändert, bedarf es Anpassungen der Bots. Das sollte bei RPA-Projekten allen Beteiligten von Anfang an klar sein, um keine überhöhten Erwartungen an die Software zu stellen und die Akzeptanz hochzuhalten.Tipp 5: Auf Profis vertrauen
Ein Software-Roboter ist zwar rund um die Uhr einsatzbereit, aber wie jede Anwendung, kann auch einmal nicht wie gewünscht funktionieren. Updates, Prozessänderungen oder Aktualisierung an Schnittstellen sind nur einige Faktoren, die dazu führen können, dass der Bot ausfällt. Das zeigt: Support und Maintenance müssen garantiert und organisiert sein. Besonders, wenn mehrere Bots im Einsatz sind und unternehmensweit skaliert werden, müssen jederzeit ausreichend Ressourcen verfügbar sein und der Support klar geregelt sein. Idealerweise gibt es ein Support-Team, das schnellstmöglich eingreifen kann, um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Gut, wenn man dabei auf einen Service-Partner zurückgreifen kann, der die entsprechende Service-Erfahrung und -Infrastruktur vorweisen kann. SOGEDES ist ein solcher Partner und bietet Bot-as-a Service als “Sorglos-Paket” an.Gerne unterstützen wir Sie in jeder Etappe Ihrer RPA-Reise. Vereinbaren Sie gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einem RPA-Experten.
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