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Ein definitiver Guide zu Robotic Process Automation und warum es für Ihr Unternehmen wichtig ist

Ilja Postel / / Robotic Process Automation / 26. July 2018

In den letzten Jahren ist Robotic Process Automation (RPA) ein heißes Thema für diejenigen geworden, die sich mit digitaler Transformation beschäftigen - das heißt, wenn Sie im Geschäft sind, wahrscheinlich auch Sie. Um in der so genannten New Economy erfolgreich zu sein, muss man im Wettlauf um die Digitalisierung die Nase vorn haben. Abhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, kann RPA ein Werkzeug sein, das Ihnen dabei hilft.

Doch was ist RPA und was bringt es Ihrem Unternehmen? In diesem Blog bieten wir Ihnen eine ausführliche Einführung in RPA, sein Wie und Warum und was die ersten Schritte in der Software-Automatisierung sind.

Robotic Process Automation auf einen Blick

Was ist RPA?

Kurz: RPA steht für Robotic Process Automation, das ist der Prozess der Automatisierung sich wiederholender, regelbasierter Aufgaben durch den Einsatz von Software-Robotern. Es ist Automatisierung durch Programmierung, und manchmal auch 'Software-Robotik' genannt.

Aber was ist ihre Bedeutung für Sie? Die meisten Bürojobs haben eine administrative Seite, bei der die Mitarbeiter mit verschiedenen Anwendungen interagieren, indem sie Daten von einer Anwendung in eine andere kopieren oder bestimmte Eingaben überprüfen. Diese Aufgaben sind vielleicht nicht der interessanteste Teil der Arbeit. Aufgrund ihres sich wiederholenden und regelbasierten Charakters können Software-Roboter für diese Aufgaben ausgebildet werden. Der Prozess der Automatisierung dieser Aufgaben ist Robotic Process Automation.

Vorteile und Herausforderungen

Das Interesse an RPA ist in den letzten zwei Jahren exponentiell gewachsen, und das aus gutem Grund. Auf der einen Seite steht der Wandel im Arbeitsumfeld, der RPA zu einem willkommenen Stressabbaufaktor macht. Auf der anderen Seite gibt es viele Vorteile in Bezug auf Produktivität und Kosteneffizienz.

Als Menschen anfingen, Computer zu benutzen, war die Anzahl der Anwendungen, die sie benutzen würden, überschaubar. Heutzutage ist es keine Ausnahme mehr, beim Erledigen einer Aufgabe zwischen vielen Anwendungen zu wechseln. Hinzu kommt, dass wir heute viel mehr Daten sammeln. Das führt dazu, dass mehr Daten analysiert werden müssen und viel mehr Apps im Prozess verwendet werden.

Die Automatisierung dieser Aktionen bedeutet mehr Zeit für die Mitarbeiter, sich mit komplexeren Aufgaben zu befassen oder direkt mit ihren Kunden in Kontakt zu treten, was dazu führt, dass die Mitarbeiter produktiver mit ihrem Software-Assistenten arbeiten können.

Auf Arbeitgeberseite profitiert RPA von Qualität, Lieferung und Kosten. Es liegt auf der Hand, dass die Automatisierung die Kosten senkt, da die Mitarbeiter mit Hilfe von Software-Robotern einfach produktiver sind. Im Hinblick auf die Erbringung von Dienstleistungen bietet es die Möglichkeit, den Kundenservice zu verbessern, da sich der Mensch auf den Menschen konzentrieren kann, die durchschnittliche Bearbeitungszeit sinkt und der Betrieb außerhalb der Arbeitszeiten möglich ist. In puncto Qualität sorgt sie für mehr Transparenz und eliminiert menschliche Fehler bei Büroarbeiten - denn Roboter machen weniger Fehler als Menschen.

RPA: Typen und Werkzeuge

Welche Arten von RPA gibt es?

Innerhalb von RPA gibt es drei Möglichkeiten der Automatisierung: Attended RPA, Unattended RPA und Hybrid RPA.

Attended Automation verwendet RPA als 'Software-Assistent' und wird daher auch als Robotic Desktop Automation bezeichnet: RDA stellt die Automatisierung auf den Desktop, wo ein Software-Roboter Aufgaben so ausführt, wie es ein menschlicher Mitarbeiter will. Es öffnet Anwendungen, findet relevante Informationen und überträgt diese in ein anderes Fenster. Bei Bedarf kann sie die Autorität an einen menschlichen Mitarbeiter zurückgeben, der dann Entscheidungen treffen kann. Einer der Vorteile von RDA ist, dass es die Transparenz und Qualität der Arbeit verbessert - schließlich macht ein Roboter weniger Fehler bei der Übertragung von Informationen von einer Anwendung zur anderen als ein Mensch.

Ein Vorteil von betreutem RPA ist, wie schnell es implementiert wird: Wie auf dem Desktop, ist es immer noch in den regulären Informationssystemen und erfordert keine Änderungen. Dies führt zu Projekten, die schnell umgesetzt werden und einen schnellen ROI haben - innerhalb weniger Monate sind Sie vielleicht schon am Start.

Unattended RPA ist jedoch eine andere Geschichte. Es läuft auf Server-Ebene und interagiert nicht mit menschlichen Mitarbeitern. Damit lassen sich z.B. Informationen abrufen oder Steuerungsregeln anwenden - hier arbeiten Roboter selbstständig im Rechenzentrum. Obwohl sich die Automatisierung nicht mehr auf Desktop-Ebene befindet, bedeutet dies nicht, dass unattended RPA keine Überwachung benötigt. Da sie direkt auf dem Server arbeiten, benötigen sie eine gewisse Infrastruktur und die Implementierung eines unattended RPA-Projekts erfordert Programmierarbeit. Normalerweise ist die unattended RPA komplexer als die attended RPA.

Schließlich kombiniert Hybrid-RPA - wie der Name vermuten lässt - attended und unattended RPA. Hier bietet RPA die Automatisierung sowohl für das Front-Office als auch für das Back-Office.

Welche Arten von Werkzeugen gibt es und welchen Umfang haben sie?

Da RPA immer beliebter wird, kommen immer mehr Anbieter auf den Markt. Aber auch bei der Fülle der Angebote lassen sich RPA-Tools in drei Typen einteilen: Attended RPA, Unattended RPA und hybride RPA. Es gibt mehrere Anbieter auf dem Markt, die je nach Hintergrund und Fokus unterschiedliche Kompetenzen haben.

Automatisierung & Sie

Wie lernt man RPA?

Der Prozess zur Beherrschung von RPA hängt davon ab, ob Sie mit betreutem oder unbeaufsichtigtem RPA arbeiten möchten. RPA kann Anwendungen starten und nutzen oder Daten ergänzen und verarbeiten. Neben den verschiedenen Arten der Automatisierung gibt es verschiedene Anbieter, die RPA-Lösungen anbieten, die unterschiedliche Fähigkeiten erfordern. Beispielsweise gibt es Tools, mit denen Sie Aufgaben ohne Programmierkenntnisse selbst automatisieren können.

Wird RPA Arbeit und Beschäftigung verändern?

Im Kern ist RPA darauf ausgerichtet, die Mitarbeiter zu unterstützen, anstatt sie zu ersetzen. Als Werkzeug ist RPA für einige Branchen besser geeignet als für andere. Branchen mit einem großen Backoffice, die nicht-technologische Aufgaben wahrnehmen, sind für die RPA-Implementierung besonders geeignet. Das bedeutet, dass RPA die Menschen eher ergänzen als ersetzen wird, da ab sofort nicht alle Aufgaben automatisierbar sind und dies gilt für die klare Mehrheit der Büroarbeitsplätze.

Generell kann ein großer Teil der Aufträge teilweise automatisiert werden, was bedeutet, dass sich der Inhalt dieser Aufträge in Zukunft ändern wird. Aber wir können das nicht genug betonen: Sehr kleine Aufträge können an dieser Stelle vollständig automatisiert werden. Denken Sie daran, dass RPA für häufige, regelbasierte Büroaufgaben verwendet werden kann - zumindest im Moment nicht für alle Computeraufgaben.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Arbeit und Beschäftigung nicht durch RPA verändert werden. Schließlich wird die menschliche Belegschaft durch eine virtuelle Belegschaft ergänzt, die einige, aber nicht alle Aufgaben übernehmen kann: Das bedeutet eine Umverteilung der Verantwortung, das Verschwinden einiger Aufgaben durch Automatisierung, aber neue Aufgaben werden zu einigen Jobprofilen hinzugefügt.

Aber dieser Wandel ist nichts Neues und kennzeichnet die Einführung neuer Technologien. Zum Beispiel - denken Sie an die Einführung des Internets: Wie hat das Ihren Job verändert?

Welche zukünftigen Entwicklungen werden erwartet?

Wie bei allem ist es schwer zu sagen, was die Zukunft bringt. Sicher ist, dass RPA eine glänzende Zukunft vor sich hat - aufgrund der zunehmenden Beliebtheit von Mainstream-Anwendungen in der Künstlichen Intelligenz und der Anzahl der Wettbewerber, die in den RPA-Markt eintreten. Branchenexperten sehen drei Stufen der Innovation voraus. Die erste Stufe ist uns vertraut: Sie besteht aus regelbasierten Aufgaben und strukturierten Daten, die beispielsweise die Automatisierung der Dateneingabe und -validierung ermöglichen.

Eine weitere Neuerung würde eine Inhaltsanalyse ermöglichen, die durch eine natürliche Sprachverarbeitung (NLP) unterstützt wird. Stufe drei würde aus einer fortgeschritteneren natürlichen Sprachverarbeitung bestehen, die zu kognitiven Fähigkeiten führt, die eine menschenähnliche Entscheidungsfindung ermöglichen. Bevor wir diese Etappe erreichen, muss sich jedoch noch einiges ändern: RPA sollte von den regelbasierten/strukturierten Daten zu einem think/judge-based-on-context-Paradigma wechseln.

Mit anderen Worten, wir können zwei Dinge erwarten: zum einen weitere Innovationen, die die Anzahl der automatisierbaren Aufgaben erhöhen, zum anderen eine stärkere branchenübergreifende Implementierung von RPA-Technologien.

RPA-Projekte

Wie sieht ein RPA-Projekt aus?

Der erste Schritt zur Umsetzung eines RPA-Projekts ist die Planung - damit ein RPA-Projekt erfolgreich ist, brauchen Sie eine klare Roadmap. Im Durchschnitt sollten Sie in der Lage sein, ein Automatisierungsprojekt innerhalb von 2 Monaten abzuschließen, je nach Größe und Komplexität des Projekts.

Nachdem Sie eine Zeitleiste eingerichtet haben, müssen Sie Implementierungen planen und Installationen verwalten. Schließlich müssen Sie die Wirkung messen.

Welche Aufgaben können erfolgreich automatisiert werden?

Nicht alle Automatisierungsprojekte sind sinnvoll. Die Implementierung eines Automatisierungsprojekts kostet Zeit und Geld, daher ist es sinnvoll, die Wirkung zu maximieren, indem Sie Projekte wählen, die Ihnen den größten Nutzen bringen. Wählen Sie zum Beispiel eine Aufgabe, die sich sowohl auf die Kosten als auch auf die Erlöse auswirkt und ein hohes Volumen hat. RPA macht keine menschlichen Fehler - das ist ein weiterer Vorteil, den Sie nutzen können, indem Sie Prozesse automatisieren, die fehleranfällig sind, aber eine geringe Fehlertoleranz aufweisen. Wenn Sie sich für die Automatisierung eines Prozesses entscheiden, stellen Sie sicher, dass der Prozess ausgereift und etabliert ist und Sie nicht planen, das gesamte System in naher Zukunft zu ändern - so können Sie die Vorteile der Automatisierung nutzen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob sie bald geändert wird.

Neben diesem Erfolgsrezept gibt es noch weitere Anforderungen an RPA-Projekte. Wie bereits erwähnt - Aufgaben müssen regelbasiert sein, um automatisierbar zu sein. Darüber hinaus muss der Prozess unternehmensspezifisch sein. Wenn der Prozess, den Sie zu automatisieren versuchen, auf ähnliche Weise in einer ganzen Branche durchgeführt wird, ist es wahrscheinlich billiger, eine Softwarelösung zu finden, die sich um den Prozess kümmert, als ihn zu automatisieren.

Was sind die ersten Schritte, die Sie unternehmen müssen?

In erster Linie ist RPA besonders vorteilhaft für bereits optimierte Prozesse. Bevor Sie in die eigentliche Automatisierung eintauchen, müssen Sie sich fragen: Ist der Prozess so einfach wie möglich? Kann ich es für Außenstehende verständlicher machen? Können wir das Kundenerlebnis irgendwie verbessern?

Da die Automatisierung ein recht umfangreicher Prozess ist, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Abläufe bereits optimiert ablaufen, bevor Sie mit der Implementierung von RPA beginnen, oder diesen Prozess als Tool nutzen, um Prozesse zu vereinfachen und zu verbessern, bevor Sie sie automatisieren.

Was ist ein regelmäßiger Zeitplan für ein RPA-Projekt?

Wie bereits erwähnt - das durchschnittliche Projekt dauert weniger als zwei Monate. Natürlich abhängig von externen Faktoren wie Komplexität. Nachdem Sie die zu automatisierenden Prozesse ausgewählt und die Kollegen vom Potenzial von RPA in Ihrem Unternehmen überzeugt haben, ist es an der Zeit, mit der Planung zu beginnen.

Ist alles geklärt, ist der nächste Schritt die eigentliche Umsetzung. Sie müssen sich für einen RPA-Anbieter entscheiden und die Lösung entwickeln, testen und implementieren - was sowohl das Testen als auch den Produktivstart beinhaltet. Danach ist die Wartung immer noch Teil Ihrer RPA-Timeline, da sich die Anforderungen ändern und Sie möglicherweise Änderungen in Ihrer Automatisierung vornehmen müssen.

Wenn Ihr Job aus umfangreichen, sich wiederholenden Aufgaben besteht, kann RPA Ihnen helfen, effizienter und produktiver zu arbeiten. Aber - bevor Sie ins kalte Wasser springen, überlegen Sie, was Ihnen RPA bringen kann und wie gut Ihr Unternehmen auf die Automatisierung vorbereitet ist.

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